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Libros de Comercio

Publicado: Jueves 18 de Noviembre, 2021
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LIBROS DE COMERCIO

¿Qué son los libros de comercio?

El concepto de Libros de Comercio refiere a todos aquellos libros que la Legislación Colombiana ha determinado como obligatorios de llevar por los comerciantes en el ejercicio de su actividad. Por tanto, estos libros gozan de determinado valor probatorio, siempre y cuando se lleven en la forma dispuesta en las normas que les rigen y no se demuestre su falsedad mediante fallo judicial. (Artículo 49, Código de Comercio; Artículo 264, Código General del Proceso)


¿Qué libros se inscriben en las Cámaras de Comercio?

Las Sociedades Comerciales/Civiles y las Entidades sin Ánimo de Lucro inscritas en las Cámaras de Comercio, tienen por obligación efectuar el registro de los siguientes libros, de conformidad con lo previsto en el Numeral 7 del Artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el Artículo 175 del Decreto 19 de 2012:

SOCIEDADES ANÓNIMA / SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA:

Libro de Actas de Asamblea de Accionistas.

Libro de Registro de Accionistas.

SOCIEDAD LTDA / SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE / SOCIEDAD COLECTIVA:

Libro de Registro de Socios.

Libro de Actas de Junta de Socios.

ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (FUNDACIONES/ASOCIACIONES/CORPORACIONES)

Libro de Actas Máximo Órgano.

Libro de Registro de Asociados.


Requisitos para la inscripción de los Libros de Comercio físicos por primera vez:

El representante legal de la persona jurídica deberá pagar los derechos de inscripción correspondientes, junto a la presentación de una solicitud escrita ante la Cámara de Comercio, en la cual se indique lo siguiente:

  • Razón social y número de NIT de la persona jurídica objeto de la inscripción
  • Tipo de libro o libros a registrar. (EJ: Registro de Socios / Actas de Junta de Socios)
  • Número de hojas a registrar con indicación del folio inicial y el folio final. (EJ: De la pág. 1 a la pág. 100)
  • Identificación plena del Representante Legal que suscribe el documento.

No obstante lo anterior, la Cámara de Comercio dispone el formato de solicitud de inscripción a través del siguiente enlace.

Descargar Formato de Solicitud de Inscripción de Libros de Comercio.


Requisitos para la inscripción de páginas físicas adicionales:

AGOTAMIENTO DE PÁGINAS:

En el caso de que el libro debidamente registrado se haya agotado (diligenciado la totalidad de páginas útiles registradas), el representante legal de la persona jurídica deberá probar dicha situación mediante la presentación del libro en la Cámara de Comercio o mediante certificado del REVISOR FISCAL (cuando exista el cargo) o Contador Público, en la cual certifique la situación de agotamiento del libro. En todo caso, el representante legal deberá pagar los derechos de inscripción correspondientes, junto a la presentación de la solicitud escrita dirigida a la Cámara de Comercio, en la cual se indique lo siguiente:

  • Razón social y número de NIT de la persona jurídica objeto de la inscripción
  • Tipo de libro o libros a registrar. (EJ: Registro de Socios / Actas de Junta de Socios)
  • Número de hojas a registrar con indicación del folio inicial y el folio final. (EJ: De la pág. 50 a la pág. 150)
  • Identificación plena del Representante Legal que suscribe el documento.

DESTRUCCIÓN O PÉRDIDA DEL LIBRO:

Si la solicitud de registro se debe a la pérdida o destrucción del libro, el solicitante deberá allegar, junto a la solicitud, copia de la denuncia interpuesta ante la autoridad competente, de igual forma, deberá presentar la solicitud en los términos antes dispuestos y causar los derechos de inscripción correspondientes.

No obstante lo anterior, la Cámara de Comercio dispone el formato de solicitud de inscripción a través del siguiente enlace.

Descargar Formato de Solicitud de Inscripción de Libros de Comercio.


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 LIBROS DE COMERCIO ELECTRÓNICOS

La Ley ha facultado a los comerciantes para que estos lleven los Libros de Comercio en archivos electrónicos, siempre y cuando se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. En todo caso, también deberá cumplirse con la formalidad de inscribir los libros en la Cámara de Comercio del domicilio del Comerciante en los términos dispuestos en el Decreto 805 de 2013


 Generalidades de los Libros de Comercio Electrónicos:

  • Deben ser inscritos en el Registro Mercantil.
  • No pueden registrarse libros físicos y electrónicos simultaneamente.
  • Las anotaciones se deben realizar cronológicamente, realizando además el firmado electrónico de las mismas.
  • La Cámara de Comercio facilita los mecanismos de firma electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en las normas que rijan la materia.
  • También aplica el registro de Libros Electrónicos para las Entidades sin Ánimo de Lucro.
  • Si existen libros físicos con páginas no utilizadas, las mismas deben ser anuladas en debida forma al momento de efectuar la inscripción de los libros electrónicos.
  • Deberán causarse y pagar los derechos de inscripción correspondientes.

Anotaciones en los Libros de Comercio Electrónicos:

Libro de Actas de Junta de Socios o Accionistas:

Una vez se inscribe el libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Adicionalmente, la solicitud de asentamiento del archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

Libro de Registro de Socios o Accionistas:

Una vez se inscribe el libro de registro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.


Constancia de registro de anotaciones:

Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico registrado en el libro al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio lo firmará  electrónicamente, dejando constancia de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo.


 Actos sujetos a registro contenidos en anotaciones electrónicas:

Cuando se registran actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro (Reformas, Nombramientos, entre otros); adicionalmente a su asiento en el respectivo libro electrónico, el peticionario debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio, causando, además, el correspondiente pago de los derechos de inscripción del acto en cuestión.


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