El Registro Mercantil tiene por objeto llevar de manera sistemática y ordenada la matrícula de los comerciantes, las sociedades comerciales y civiles, los establecimientos de comercio, las agencias y sucursales, así como la inscripción de todos los actos, libros de comercio y los documentos que la Ley ordena inscribir en este registro. Una vez los actos se inscriben en el Registro Mercantil, los mismos adquieren publicidad y serán oponibles ante terceros.
La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto. (Artículo 31, Código de Comercio); no obstante, debe aclararse que, algunas actividades económicas requerirán que de manera previa al inicio de la misma o la apertura de establecimiento de comercio, se tramiten permisos especiales y/o autorizaciones ante autoridades competentes. (Artículo 87, Ley 1801 de 2016)
Indicar la información actualizada del comerciante y sus establecimientos de comercio en lo que respecta a: (ubicación, notificación, actividades, entre otras), a través del FORMULARIO RUES. (Descargar Formulario)
Indicar la información financiera con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, en lo relativo al ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA, ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL y TAMAÑO EMPRESARIAL.
Pagar los derechos de renovación correspondientes, de acuerdo a las tarifas vigentes. (Ver tarifas)
La Matrícula Mercantil debe renovarse dentro del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año, sin que para ello implique la fecha de la matrícula inicial por parte del comerciante; salvo que esta se realice dentro del término antes previsto, caso en el cual deberá presentar la renovación en el año inmediatamente siguiente, en los términos antes descritos.
El comerciante que omite presentar la renovación de la matrícula mercantil en los términos estipulados en la Ley, podrá estar sujeto a la imposición de sanciones administrativas y/o el consecuente cierre del establecimiento de comercio por parte de las autoridades de control y vigilancia, tales como: La Superintendencia de Sociedades, la Administración Municipal y/o la Policía Nacional.
Así mismo, debe tener en cuenta que, el comerciante que omite la presentación de la renovación de su matrícula mercantil y la de sus establecimientos de comercio por el término de cinco (5) años consecutivos, dichas matrículas serán sujetas de depuración y cancelación en virtud del Artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, Numeral 2.
- El comerciante tiene la obligación de comunicar a la Cámara de Comercio el cese de las actividades comerciales y/o cierre del establecimiento de comercio, con el fin de proceder a cancelar la matrícula mercantil correspondiente, previa acreditación de la presentación de la solicitud emanada del comerciante y el pago de los derechos de inscripción correspondientes.
- Cuando se inscribe la solicitud de la cancelación de la matrícula mercantil, cesa la obligación de renovar la misma; por tanto, hasta tanto no se inscriba dicho acto en el expediente de matrícula mercantil, los derechos de renovación seguirán causándose de manera anual.
- Cuando un comerciante solicite la cancelación de su matrícula mercantil o la de sus establecimientos de comercio, deberá proceder a cancelar los derechos correspondientes a los años dejados de renovar, inclusive la del año en el que solicita su cancelación, salvo que se encuentre dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo.
- IMPORTANTE: Si el comerciante renueva su matrícula mercantil antes del 31 de marzo y luego, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación, solicita la cancelación de esa matrícula, tendrá el derecho a solicitar que le devuelvan lo pagado por la renovación efectuada, siempre que la solicitud de cancelación se presente antes del 31 de marzo.
- Procede la cancelación de la matrícula mercantil de la persona natural, aun cuando figure como titular de un establecimiento de comercio matriculado.
Las Cámaras de Comercio deben abstenerse de matricular en el Registro Mercantil a las personas naturales que desarrollen profesionalmente y de manera exclusiva alguna de las actividades que la ley define como “no mercantiles”, (Artículo 23, Código de Comercio)
