El concepto de Libros de Comercio refiere a todos aquellos libros que la Legislación Colombiana ha determinado como obligatorios de llevar por parte de los comerciantes, en el ejercicio de su actividad. Por tanto, estos libros gozan de determinado valor probatorio, siempre y cuando se lleven en la forma dispuesta en las normas que les rigen y no se demuestre su falsedad mediante fallo judicial. (Artículo 49, Código de Comercio; Artículo 264, Código General del Proceso)
Las Sociedades Comerciales/Civiles y las Entidades sin Ánimo de Lucro inscritas en las Cámaras de Comercio, tienen por obligación efectuar el registro de los siguientes libros, de conformidad con lo previsto en el Numeral 7 del Artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el Artículo 175 del Decreto 19 de 2012
SOCIEDAD ANÓNIMA / SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA: | |
| Libro de Actas de Asamblea de Accionistas. | Libro de Registro de Accionistas. |
SOCIEDAD LTDA / S. EN COMANDITA SIMPLE / SOCIEDAD COLECTIVA: | |
| Libro de Registro de Socios. | Libro de Actas de Junta de Socios. |
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (FUNDACIONES/ASOCIACIONES/CORPORACIONES) | |
| Libro de Actas Máximo Órgano. | Libro de Registro de Asociados. |
El representante legal de la persona jurídica deberá efectuar el pago de los derechos de inscripción correspondientes, junto a la presentación de una solicitud escrita ante la Cámara de Comercio, en la cual se indique lo siguiente:
En el caso de que el libro debidamente registrado se haya agotado (diligenciado la totalidad de páginas útiles registradas), el representante legal de la persona jurídica deberá probar dicha situación mediante la presentación del libro en la Cámara de Comercio o mediante certificado del REVISOR FISCAL (cuando exista el cargo) o Contador Público, en la cual certifique la situación de agotamiento del libro. En todo caso, el representante legal deberá pagar los derechos de inscripción correspondientes, junto a la presentación de la solicitud escrita dirigida a la Cámara de Comercio, en la cual se indique lo siguiente:
Si la solicitud de registro se debe a la pérdida o destrucción del libro, el solicitante deberá allegar, junto a la solicitud, copia de la denuncia interpuesta ante la autoridad competente, de igual forma, deberá presentar la solicitud en los términos antes dispuestos y causar los derechos de inscripción correspondientes.
La Ley ha facultado a los comerciantes para que estos lleven los Libros de Comercio en archivos electrónicos, siempre y cuando se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. En todo caso, también deberá cumplirse con la formalidad de inscribir los libros en la Cámara de Comercio del domicilio del Comerciante en los términos dispuestos en el Decreto 805 de 2013
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, devolverá al solicitante el archivo electrónico registrado en el libro al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio lo firmará electrónicamente, dejando constancia de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo.
Cuando se registran actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro (Reformas, Nombramientos, entre otros); adicionalmente a su asiento en el respectivo libro electrónico, el peticionario debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio, causando, además, el correspondiente pago de los derechos de inscripción del acto en cuestión.
Una vez se inscribe el libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Adicionalmente, la solicitud de asentamiento del archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Una vez se inscribe el libro de registro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.
